Arbeiten in der Cloud – Fluch oder Segen?

Wenn du nicht ausschließlich an einem festen PC-Arbeitsplatz arbeitest, wird dir folgendes Problem sicher bekannt vorkommen: Du brauchst ein bestimmtes Dokument oder eine bestimmte Datei, diese befindet sich aber auf einem anderen Rechner. Im besten Fall befindet sich dieser in deiner Nähe und du musst ihn einfach nur anschalten und dir die Datei kopieren oder per E-Mail schicken. Im schlechtesten Fall musst du zum weiterarbeiten nun erst einmal jemanden im Büro anrufen und bitten dies für dich zu übernehmen oder sogar selbst hinfahren um dir die Datei zu besorgen. Nervig und zeitfressend, oder?

Cloudlösungen wie Dropbox und Co. schaffen hier Abhilfe. Indem Dateien nicht lokal auf einem Rechner, sondern in der sogenannten “Cloud” gespeichert werden, kann man von jedem Computer der Welt aus mit seinem Login darauf zugreifen. Speicherst du also beispielsweise eine Datei im Büro in deiner Dropbox, kannst du sie bequem auf dem heimischen Rechner aufrufen und weiterbearbeiten.

Besser noch: Mit spezialisierten Clouddiensten wie Office365 oder GoogleDrive kannst du auch Teamarbeiten in der Cloud organisieren – hierbei kann jedes Teammitglied seine Dateien und Anmerkungen hochladen und alle anderen sehen sofort den Arbeitsfortschritt und können an den synchronisierten Dateien weiterarbeiten.

Mittlerweile kann man alles mögliche vom Rechner in die Cloud auslagern: E-Mails, Dateien aller
Art wie Dokumente, Bilder, Musik und Videos, Rechnungswesen und Buchhaltung, Speicherplatz, Einkaufs- und Checklisten und sogar, wie eben erwähnt, ganze Projekte mit mehreren Beteiligten.

Eine tolle Lösung, gerade wenn du ein Onlinebusiness führst oder sogar ein digitaler Nomade bist und viel von unterwegs aus arbeiten musst.

Doch ist es wirklich “gesund”, wenn man immer und überall erreichbar ist und auf alles zugreifen kann? Eine berechtigte Frage, denn alles Gute hat bekanntermaßen auch immer eine schlechte Seite. Im folgenden möchte ich dir daher die Vor- und Nachteile des Arbeitens in der Cloud nennen und dir einige Tipps geben, wie du “trotz” Cloud fokussiert arbeiten kannst.

 

Vorteile des Arbeitens in der Cloud

Mit Cloudlösungen bist du räumlich und zeitlich unabhängig. Du kannst arbeiten wo und wann du möchtest und brauchst hierfür lediglich einen PC oder Laptop und eine Internetverbindung. Die Zusammenarbeit mit anderen, insbesondere wenn du nicht mit ihnen im selben Büro, in der selben
Stadt oder im selben Land arbeitest, wird enorm vereinfacht: Jedes Teammitglied kann von seinem Standort aus auf die Cloud zugreifen und Änderungen am Projekt vornehmen, die alle anderen sofort sehen. Außerdem kannst du mithilfe der Cloud mittlerweile fast papierlos arbeiten, da du z.b. auch deine Rechnungen direkt online erstellen, verschicken und verwalten kannst. Auch die komplette Buchhaltung (sogar Lohnabrechnungen) und die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater lässt sich über die Cloud realisieren.

Dies ist insbesondere für digitale Nomaden sehr wichtig, denn wer möchte oder kann auf einer Reise permanent alle Unterlagenordner mitschleppen? Außerdem können dir Cloudlösungen dabei helfen viel Zeit einzusparen. Schließlich musst du nichts mehr hin- und herkopieren und auf externen Datenträgern sichern.

 

Nachteile des Arbeitens in der Cloud

Die größten Vorteile von cloudbasierten Lösungen sind auch gleichzeitig ihr größter Nachteil: Du bist immer und überall ständig erreichbar und könntest theoretisch arbeiten. Was mit dem Siegeszug des Handys begann, wird mit Cloudlösungen noch viel schlimmer: Wusste früher jeder Chef oder Kunde, dass er dich zu bestimmten Zeiten oder an freien Tagen nicht erreicht (vor der Verbreitung von Handys), so kann er dich jetzt nicht nur anrufen um etwas mit dir zu besprechen, sondern dir dank Cloudlösungen auch rund um die Uhr Dateien und Aufgaben einstellen in dem Wissen, dass du diese sofort sehen wirst.

“Können Sie da mal kurz reinschauen? Das wäre nur eine kleine Änderung” oder “Können Sie mir dies und das mal eben in die Cloud laden?” sind Beispiele für Fragen, die du sicher schon einmal gehört hast und die es früher nicht gegeben hätte. Niemand hätte früher wegen einer kleinen Änderung, die eigentlich auch noch warten kann, von dir erwartet, dass du am Samstagabend nochmal ins Büro fährst. Wenn das Büro inklusive aller benötigten Daten allerdings nur einen Klick weit entfernt auf deinem Laptop liegt, kommt so etwas häufiger vor. Und du weißt: auch kleine Aufgaben summieren sich mit der Zeit.

Selbst wenn dein Kunde oder Chef nicht von dir erwartet, dass du beispielsweise am Sonntagnachmittag “mal eben” in der Cloud über etwas “drüberschaust” o.ä.: Wenn du beispielsweise am Wochenende entspannen willst, einen Film auf deinem Laptop guckst und plötzlich ein kleines Fenster mit der Meldung “Datei XY wurde geändert” aufploppt, wirst du vermutlich instinktiv draufklicken und bist dann sofort wieder im Arbeitsmodus. Du siehst z.B. einen Fehler in einem Dokument und fängst an dir Gedanken über eine Lösung zu machen. Die Cloud kann dich also sehr einfach vom abendlichen “Abschalten” abhalten.

Ebenfalls problematisch kann die Datensicherheit sein. Wenn du sensible Daten in der Cloud speicherst, ist es denkbar, dass dein Account oder der ganze Cloudanbieter gehackt werden. Auch Datenlecks sind selbst bei großen Anbietern schon vorgekommen. So kann es passieren, dass deine Daten durch einen technischen Fehler plötzlich für jedermann öffentlich einsehbar sind.

Soweit die Vor- und Nachteile des Arbeitens in der Cloud. Sicher überwiegen die Vorteile wenn man einen seriösen Anbieter wählt, darauf achtet was man genau dort speichert und allzu sensible Daten aus der Cloud fernhält. Die ständige Erreichbarkeit und die damit verbundene (zumindest gefühlte) Verpflichtung ständig und überall zu arbeiten, kann jedoch wirklich äußerst belastend sein. Zum Abschluss möchte ich dir daher noch drei Tipps mit auf den Weg geben wie du trotz Cloud abschalten kannst:

 

3 Tipps, wie du glücklich mit der Cloud wirst

Springe nicht immer sofort auf alles an

Du weißt selbst wie oft du ein Dokument änderst, speicherst, wieder änderst und erneut speicherst. Wenn einer deiner Teamkollegen dies in der Cloud tut, erhälst du jedes Mal eine Benachrichtigung. Das heißt aber nicht, dass es dann schon fertig ist – evtl. folgen in der nächsten Stunde noch zig Änderungen. Was bringt es dir, wenn du jede einzelne davon siehst? Eben! Lass die anderen in Ruhe ihre Arbeit machen und schau erst in das Dokument wenn du eine Meldung über die Fertigstellung oder die Bitte zur Mitarbeit erhälst. Das spart Zeit und Nerven.

Halte die Synchronisierung an wenn du nicht arbeiten möchtest

Jeder Mensch muss irgendwann auch einmal Feierabend haben. Ständige Erreichbarkeit macht nachweisbar krank, weil deine Gedanken sich sonst nur noch um die Arbeit drehen und du nicht mehr abschalten kannst. Ständige Erreichbarkeit stresst selbst wenn du nichts zu tun hast, da du ja permanent davon ausgehen musst, dass jederzeit etwas anfallen könnte. Tu deinem Körper und deiner Seele also den Gefallen und deaktiviere z.B. die Synchronisierung deiner Dropbox wenn du wirklich einmal nichts anderes an deinem Laptop tun willst außer einen Film zu gucken oder privat zu surfen.

Setze dir feste Zeiten beim Arbeiten in der Cloud

Sicher kannst du auf die Cloud jederzeit und überall zugreifen. Wenn du allerdings ständig checkst was deine Teamkollegen gerade machen, mal hier und mal da ein wenig arbeitest und 30 mal am Tag auf Kleinigkeiten in der Cloud reagierst, kommst du zu nichts anderem mehr. Deine Arbeit
leidet darunter. Richte es dir lieber so ein, dass du beispielsweise einmal morgens alles checkst und dann noch einmal abends – egal wie viele Benachrichtigungen des Cloudanbieters über den Tag reinkommen. Du wirst nichts Dringendes verpassen. Wenn nämlich etwas wirklich so wichtig ist, dass es sofort erledigt werden muss, wirst du ohnehin zusätzlich einen Anruf bekommen.

Arbeitest du selbst auch schon in der Cloud? Wie sind deine Erfahrungen? Gelingt es dir abzuschalten?

10 Kommentare

  1. Udo Hellermann   •  

    Prima Artikel! Ich erliege selber häufig dem Verlangen mal „kurz reinzuschauen“ und die Dinge wegzuarbeiten…

    Als Tipp zum Thema Datensicherheit: Es gibt ownCloud, eine Software welche Du auf Deinem eigenen Webspace installieren kannst. Danach hat Du die Möglichkeit, via Client auf dem jeweiligen Rechner und Mobiles alles zu synchronisieren (sogar SSL-verschlüsselt!). Supersache, Server steht nicht in den USA, und es ist keine Dropbox mit Condoleezza Rice im Verwaltungsrat…

    Herzliche Grüße und eine gute Woche

    Udo

    • Jessica Ebert   •     Author

      Ja, ich denke, man muss sich mit dem Thema etwas beschäftigen, ein paar Dinge ausprobieren und dann für sich das passende auswählen. Der eigene Webspace ist auch nicht immer so sicher. Ist ja immerhin auch von einem Anbieter. 100%ige Sicherheit gibt es ja bekanntlich sowieso nicht ;)

  2. Ich setze beim Arbeiten sehr viel extremer auf die Cloud als die meisten anderen Leute glaube ich. Dadurch erfahre ich genau die Vorteile, die du beschrieben hast, kenne aber auch die Nachteile zu gut.

    Push-Nachrichten und Synchronisierung habe ich schon standardmäßig überall ausgeschaltet. Das hat zumindest von dieser Seite mal für Ruhe gesorgt.

    Mit was ich auch schon Probleme hatte war, dass z.B. in Südamerika mein Internet ausgefallen ist und ich dann logischerweise nicht auf alle meine Dateien zugreifen konnte. Und es gab dieses Wochenende den Fall, dass meine Projekt-Management Suite ein sehr großes Update bekommen hat und daher zwischenzeitlich nicht erreichbar.

    Trotz allem möchte ich das Arbeiten in der Cloud nicht mehr missen. Die Vorteile überwiegen für mich persönlich ganz klar!

    • Jessica Ebert   •     Author

      Ich möchte auch nicht mehr drauf verzichten. Jedoch muss man, wie erwähnt, wirklich streng mit sich sein und ein paar Dinge einhalten, wie zb bei dir die ganzen Benachrichtigungen deaktivieren.

  3. Daniel Steger   •  

    Ich möchte auf die Cloud bestimmt nicht mehr verzichten. Das heisst aber nicht zwingend dass ich mich davon hetzen lasse oder ich mich zum Sklaven meiner Cloud mache. Es ist für mich einfach beruhigend zu wissen dass ich mit der Cloud nahezu perfekt organisiert bin und nur meinen Laptop und den Internet Anschluss brauche um darauf zuzugreifen.

    Die Gefahr von Hacker Angriffen besteht übrigens genauso wie ein Festplattenausfall. Fragt sich nur was wahrscheinlicher eintreten wird.

    • Jessica Ebert   •     Author

      Ja, auf dem lokalen PC kann natürlich auch immer mal was passieren… vom umgekippten Glas Wasser, hin zu einem kompletten Absturz usw. Bzgl. der Sicherheit hält es sich mit dem lokalen Speicher sicher in der Waage :)

  4. Stefan Schulze   •  

    Hallo Jess,

    als Selbständiger habe ich bisher nur die positiven Seiten der Cloud gespürt. Ich mache alles im Internet, daher kann ich garnicht ohne. Ich arbeite hauptsächlich von zuhause aus, komme aber auch im Urlaub jederzeit an alles ran.

    Mein Tip, den ich von Mutter Natur mit bekommen habe: die „Leck-mich-Einstellung“! Wenn ich nicht will, kann die Welt um mich zusammen brechen. Dann will ich nicht erreichbar sein. Das hilft ungemein.

    Schöne Grüße aus Beyenburg
    Stefan

  5. Hendrik   •  

    Hi Jessica,
    für mich ist das thema auch gerade aktuell und ehrlich gesagt vermisse ich doch so einen kleinen tipp von dir zum thema cloud, was die anbieter angeht.
    hattest du dazu schon mal etwas geschrieben und kannst du einen tipp geben?
    vielen dank

    Hendrik

    • Jessica Ebert   •     Author

      Hallo Hendrik, ich kann dir sagen, was ich nutze. Jedoch wird es da wieder viele geben, die sagen: Wie kannst du nur..der CIA, die Nasa, Batman soweiso und alle andern können da doch reingucken usw :D Daher halte ich mich damit gerne zurück.
      Aber wenn es dich interessiert: Ich nutze die Dropbox (1TB), Gmail und outlook.com
      Vg Jess

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