Trello – Wie du mit dem kostenlosen Organisationstool dein Business und dich selbst managen kannst

Ein erfolgreiches Online Business gehört sehr gut organisiert. Ohne die richtige Struktur im Aufgaben- und Projektmanagement wird es schwer, auf lange Sicht den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten. Ganz besonders, wenn unser Business wächst, kann uns eine schlechte Organisation um einige Euros bringen.

Ein paar Beispiele:

  • Wichtige Aufgaben werden vergessen
  • Mitarbeiter versäumen Fristen (was ist, wenn die Frist wirklich von einem wichtigen Kunden gestellt wurde?)
  • Du hast keine Ahnung mehr, welche Aufgabe Priorität hat und ein zahlender Kunde wartet
  • Notizzettel mit fantastischen Ideen gehen verloren
  • Du verlierst wichtige Zeit und Energie, nur um immer wieder aufs Neue dein Projekt neu zu organisieren

Und da ich selbst ein eher chaotisch bin, bin ich wirklich froh, dass ich einen guten Weg und ein gutes Tool gefunden habe, welches mich bei der Organisation meiner Projekte unterstützt.

Mit der Erfahrung, die ich bereits sammeln konnte, rate ich dir ganz klar: Organisiere dein Business von ANFANG AN so professionell und so simpel wie möglich. Sonst stehst du tatsächlich da und kannst nicht glauben, dass du einen gut zahlenden Kunden verloren hast.

Für diese Zwecke ist Trello * das wohl beste Tool überhaupt (subjektiv betrachtet). Ich und viele Online Marketing Kollegen nutzen es. Und ich zeige dir in diesem Artikel, warum du ebenfalls Trello brauchst, sowie ein paar Beispiele, wie ich es nutze.

 

Was ist Trello? Eine kurze Vorstellung des Organisationstools

Trello ist ein webbasiertes Organisationstool, mit dem du auf optisch ansprechende Weise all deine  Aufgaben und Projekte managen kannst. Dank der einfachen Drag&Drop Funktion kannst du Aufgaben von einem “Ordner” in den anderen schieben – etwa von „offen“ in „erledigt“. Hinzukommt, dass du sehr einfach und schnell mit anderen Mitarbeitern oder Freelancern kommunizieren kannst. Die Einstellung “E-Mail Abo” hilft dir dabei. So kannst du sichergehen, dass Meldungen auf schnellstem Wege zu deinen Mitarbeitern durchdringen.

Trello Karten verschieben

Im Großen und Ganzen verleiht dir Trello eine übersichtliche Struktur. Das geschieht dadurch, dass das System sehr visuell aufgebaut ist. Ein sogenanntes Projektboard wirkt dabei ähnlich wie eine Pinnwand. Dir ist es in jeder Angebotsstufe möglich, so viele Projektboards anzulegen, wie du möchtest.

Das ist ganz besonders für diejenigen sinnvoll, die gerne alles auf einen Blick haben. Du hast rasch alles  mit 1-2 Mausklicks gemanaged. Papierkrieg, haufenweise Datenmüll und überfüllte Ordner waren gestern!

Ideal ist Trello für kleine- bis mittelgroße Unternehmungen. Daher ist es DAS Tool für die Online Marketing Branche. Wir haben es meist mit einem kleinen Mitarbeiterstamm und mit einem relativ übersichtlichen Aufgabenpensum zu tun.

Unnützes Wissen 

Ja, es gibt auch einige Fakten, die ich dir der Vollständigkeit halber nennen werde, die aber womöglich keine große Rolle für dich spielen werden.

Trello ist eine US-Amerikanische Firma und gehört zur „Fog Creek Software“. Sie wurde 2011 gegründet und hat seither bis ins Jahr 2015 7 Millionen Nutzer gesammelt. Das ist eine Hausnummer! Seit Mitte 2015 ist das Tool glücklicherweise auch auf Deutsch erhältlich.

 

Das Angebot von Trello

Wie die meisten Anbieter von Organisationstools bietet auch Trello den Dienst kostenlos an – bis zu einem gewissen Punkt. Denn wenn du ein paar Extra-Funktionen haben möchtest, brauchst du ein kostenpflichtiges Paket Der preis ist jedoch so gering, dass er kaum ins Gewicht fallen wird. Dazu sei gesagt, dass die kostenlose Version im Grunde alle wichtigen Funktionen abdeckt und in den meisten Fällen ausreicht.

Hier mal ein Überblick:

Trello kostenlos

  • Nutze unbegrenzt viele Projektboards und Aufgabenkarten, sowie Checklisten
  • Lade unbegrenzt viele Mitglieder (Co-Worker, Freelancer, Partner) ein
  • Nutze ein Premium PowerUp (Integrationen von anderen Programmen wie Asana etc.) pro Board
  • Hänge Dateien aus Google Drive, Box und weiteren Cloud Diensten an
  • Lade Dateien mit bis zu 10 MB hoch

Trello Business Class (9,99$):

  • Nutze alle Vorteile, die du auch in der kostenlosen Version hast
  • Lade Dateien mit bis zu 250 MB hoch
  • Nutze unbegrenzt viele Power Ups und verbinde deine Boards mit Tools wie Evernote, Google Hangouts, Mailchimp, Slack uvm.
  • Habe die volle Kontrolle über die Tätigkeiten deiner Mitglieder (Wer darf was, wie , wo veröffentlichen?)
  • Verschönere dein Board nach deinem Geschmack (wer mag es etwas bunter und schöner?)
  • Nutze den Premium-Kundensupport mit einem Tag Antwortzeit

Trello Enterprise (20,83$)

  • Enterprise ist ideal für große Firmen und wartet daher mit stärkeren Sicherheitsmaßnahmen auf.

Trello Gold (5$)

Als weitere Option gibt es noch Trello Gold, welches es dir ermöglicht, Sticker und Emojis zu verwenden. Zudem kommt, dass du Dateien bis zu 250MB hochladen, sowie drei Premium Funktionen pro Projektboard verwenden darfst.

Hinweis: PowerUps sind durchaus sinnvoll und ermöglichen es dir, Tools und andere Dienste direkt mit deiner Trello-Organisation unter einem Hut zu bekommen. Du aktivierst sie ganz einfach über den Menüpunkt “Extras” bzw. “Power-up”.

Doch Vorsicht: Die externen Dienste haben natürlich ihre eigenen Preise. Wenn du also eine kostenpflichtige Trello Version nutzt, kannst du diese Dienste zwar verknüpfen, musst sie aber trotzdem bezahlen.

 

Bei Trello läuft alles über „Karten“ (Ein Einblick in die Bedienung)

Da auch ich administrative Aufgabenbereiche sehr gerne minimalistisch und übersichtlich halte, bin ich sehr froh über das Kartensystem. So hast du nämlich alles auf einem Blick und kannst Karten in beliebige Listen verschieben. Gerade, wenn du zeitgleich an mehreren Projekten arbeitest, ist das eine echte Hilfe, um schnell den Überblick über das große Ganze zu behalten.

Die Bedienung lässt sich auf 4 Grundschritte herunterbrechen:

  1. Erstelle ein Projektboard und teile es ggf. mit Mitarbeitern
  2. Erstelle innerhalb des Boards so viele Listen wie nötig
  3. Erstelle innerhalb der Listen so viele Karten, wie du möchtest und verschiebe sie nach Belieben
  4. Nutze die Organisationsfunktionen (Beschreibung, Kommentare, Lables, Anhänge, Fristen usw.) innerhalb der Karten

Die Karten sind sozusagen der Dreh und Angelpunkt deiner Organisation. Du füllst sie mit Leben; beispielsweise mit Aufgaben, Regeln, Anleitungen, weiteren Informationen, Anhänhen usw. Durch die übersichtliche Listendynamik entsteht eine virtuelle Pinnwand, die du per Drag&Drop managen kannst.

Ich sage aus Erfahrung: Das spart Zeit und bringt dich in den Workflow!

Innerhalb der Karten gibt es jede Menge Tools, die dir bei der Organisation helfen. Nutze zum Beispiel die Frist-Funktion, um Abgabetermine einzustellen. Teile Karten mit Mitarbeitern, um Aufgaben auszulagern oder führe eine Konversation, um Fragen zu klären.

Fristen in Trello festlegen

In den Karten ist es auch möglich, Dateien (Arbeitsmaterial, Videos usw.) hochzuladen bzw. aus anderen Cloud-Diensten wie Google Drive, anzuhängen. Je nachdem welche Trello-Version du nutzt, kannst du 10 MB oder 250MB Dateien hochladen (Anhänge aus der Cloud sind davon unabhängig).

 

Dafür nutze ich Trello

Um dir einen praktischen Einblick zu geben, wie Trello dein Business strukturieren kann, gebe ich dir ein paar Beispiele aus meinem Arbeitsalltag.

Ein Projektboard für jede Nischenseite

Ich habe mehrere Nischenseiten, sowie meinen eigenen Blog zu managen. Dabei kann vieles schnell mal untergehen. Daher erstelle ich für jede Seite ein Board. Die Karten fülle ich mit wichtigen Infos zum Webseitenthema allgemein, mit Keywords inkl. Suchvolumen, sowie mit meinen Contentideen und persönlichen Zielen.

Die Karten für mein Brand Business (der Blog, auf dem du gerade liest) werden u.a. mit Leserfragen, Textideen, Youtube-Videos usw. gefüllt. Darüber hinaus halte ich Ideen für Online-Kurse und eBooks und meine eigenen Ziele, sowie Notizen fest. Nicht selten wachsen auf so manchen Karten richtig gute und lukrative Ideen. Eine gute Struktur lässt nämlich viel Freiraum für Kreativität.

Korrespondenz mit Textern und anderen Freelancern

Da ich auch gewisse Aufgaben und allem voran Texte auslagere, nutze ich Trello dafür, um mit meinen Mitarbeitern zu kommunizieren. Jeder Texter und Freelancer bekommt sein eigenes Board und hat somit Zugriff auf alle Aufgaben, die ich dort für ihn erstelle.

Dazu nutze ich folgende Unterordner:

Je nach Status werden die Karten dann von „offene Briefings“ in „Fertige Texte“ verschoben, sobald der Texter seine Ergebnisse in der Karte verlinkt hat (z.B. über einen Anhang aus Google Drive).

Jede Karte ist also ein praktischer Knotenpunkt für alles, was innerhalb einer Aufgabe anfällt. Hier sieht der Texter, welche Informationen und Keywords er verarbeiten muss und wann der Abgabetermin ist. Und sollte mal eine Frist nicht eingehalten werden oder Fragen aufkommen, kann er mich innerhalb der Karte über die Kommentarfunktion kontaktieren.

Projektboards abonnieren

Projektboard abonnierenNatürlich habe ich Trello nicht dauerhaft geöffnet. Da aber so manche Infos, gerade was die Fertigstellung von Texten anbelangt, sehr wichtig sind, abonniere alle Projektboards, die ich mir mit Kollegen oder Freelancern teile. Das heißt, dass ich via E-Mail benachrichtigt werde, wenn es etwas Neues gibt und ob ich mich wieder an die Arbeit machen kann…

… Wenn zum Beispiel ein Text fertig ist.

Praktische Funktion: Labels

Labels sind sehr sinnvoll, wenn du jede Menge Content produzierst und diesen auf zwei Boards managen musst.

Beispiel: Im Board für meine Nischenseite A steht ein Textauftrag bzw. ein Keyword, zu dem es einen Text geben soll, mit dem Thema „Bratpfanne“. Im Board für meinen Texter habe ich den gleichen Textauftrag herausgegeben. Es besteht also die Gefahr, dass mir der Bratpfannentext geliefert wird, ich es jedoch versäume ihn in meinem Projektboard der Nischenseite dementsprechend in den Ordner „Fertige Texte“ zu verschieben. Schaue ich zwei Wochen später rein, stelle ich irrtümlich fest, dass der Textauftrag noch nicht fertig ist und gebe ich noch einmal in Auftrag.

Und der Texter freut sich, dass er ein weiteres Mal über Bratpfannen schreiben darf…

Mit dem Label markiere ich also jeden Auftrag, den ich in Auftrag gegeben habe mit „i.A“ und der Farbe Orange. Ist der Text fertig, markiere ich ihn mit einem „grünem Fertig“. Vergesse ich also, den Textauftrag richtig zu managen, sehe ich immerhin, dass ich ihn bereits in Auftrag gegeben habe und kann kontrollieren, ob er bereits geliefert wurde.

Bei 2-3 Texten pro Woche mag das nicht nötig sein, bei 10-20 schon eher.

Natürlich gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, Trello sinnvoll zu nutzen. Neben dem Business kannst du z.B. auch deinen Urlaub damit planen oder deine persönlichen Zielen, einen Fitnessplan erstellen und vieles mehr.

Trello gibt dir im Bereich „Inpirationen“ noch weitere Anregung.

 

Fazit

Viele Unternehmen bzw. Unternehmungen scheitern an einer mangelnden Organisation und der daraus folgenden Ineffizienz. Und das ist schade! Einfach aus dem Grund, weil es nicht nötig ist. Es ist verständlich, dass man in alten „nicht-digitalen“ Zeiten den Überblick über Berge aus Notizen, Rechnungen und Briefings verliert. Doch da Trello einem diese Arbeit wirklich abnimmt, wäre es von dir nur allzu fahrlässig es nicht zu nutzen.

Die visuelle Struktur ist prima und das Drag&Drop Prinzip ebenso! Und warum sollte man das Tool nicht nutzen, wo es doch kostenlos ist? Auch die kostenpflichtigen Versionen sind im Vergleich zu dem Nutzen, die sie bringen, recht günstig.

Allgemein kann man sagen, dass du mit Trello ein ordentliches (Selbst-) Management Tool bekommst. Wichtig ist nur, dass du es auch nutzt und für dich, dein Unternehmen und deine Projekte ein System entwickelst, welches dich weiterbringt.

Ich hoffe, dass du ein Gefühl dafür bekommen hast, wie wichtig Organisation ist. Ob Trello auch für dich DAS Projektmanagementtool schlechthin sein wird, wirst du sehen. Ich jedenfalls finde es SUPER!

Nutzt du Trello auch? Wenn ja, wofür? Oder hast du ein anderen Programm, mit dem du deine Projekte organisierst? 

13 Kommentare

  1. Patrick   •  

    Danke für deine tollen Anregungen! Ich arbeite mich gerade in MeisterTask ein. Es gefällt mir optisch besser. Gibt es bei Trello und MeisterTask große Unterschiede? Ich benutze die kostenlose Version von MeisterTask. Jedoch benutze ich auch noch ToDoist. Irgendwie kann ich mich von ToDoist nicht trennen.

    • Jessica Ebert   •     Author

      Also das Prinzip ist bei beiden gleich. Allerdings hat Trello doch einige Funktionen mehr zu bieten, als Meistertask. Es ist ja nicht gesagt, dass man nur ein Tool nutzen soll :) Ich habe auch noch andere ToDo-Listen -Programme im Einsatz. Wenn man eine sinnvolle Kombination für sich findet, ist das doch super. VG Jess

  2. Roswitha Uhde   •  

    Liebe Jessica,
    gerade heute wurde ich auf das Tool Trello aufmerksam und habe schon viel darüber gelesen. Da kam dein Newsletter mit dem Link zu deinem Artikel gerade recht. Du hast alles nochmal super erklärt. Besonders die Animationen finde ich Klasse, die du zur Erläuterung eingebaut hast.
    Ganz herzlichen Dank und viele Grüße aus Berlin, Roswitha

  3. Dirk   •  

    Was sind denn die gravierenden Unterschiede zwischen Trello und MeisterTask???
    Wo setzt Du Trello ein und wo ist bei Dir konkret ToDoIst im Einsatz???
    Freue mich auf ein Feedback. DANKE!

    • Jessica Ebert   •     Author

      Hallo Dirk, Trello ist etwas umfangreicher und man kann es über die PowerUps stark erweitern. Das geht bei MeisterTask nicht. VG Jess

    • Jessica Ebert   •     Author

      ToDoIst habe ich als ganz normale ToDo App im Einsatz. Also alle Aufgaben (privat und geschäftlich) kommen da drauf und werden entsprechend abgehakt. Aufgaben, die im Team zu erledigen sind, manage ich wiederum über Trello.

  4. Andi   •  

    Hallo Jessica,
    super zusammengefasst.
    Ich nutze Trello ebenfalls.
    Dafür das es kostenlos ist gibt es für mich nichts besseres. Gerade wenn man vielen Projekten zu tun hat.
    Man kann es auch perfekt mit IFFT(Sprich Todoist etc) verknüpfen und noch mehr Automatismen erzeugen.
    Gruß

    • Dirk   •  

      Hi Jessica, Hallo Andi!
      Könntet Ihr mal ein konkretes Beispiel Verbindung von Trello zuToDoist geben??? DANKE!

      • Jessica Ebert   •     Author

        Eine konkrete Verbidung zwischen Trello und ToDoist habe ich nicht. Ich arbeite, wie in dem anderen Kommentar erwähnt mir beiden.

  5. MO   •  

    Danke für den tollen Bericht. Ich habe mit Evernote angefangen mein Hirn zu pimpen 😄 Hätte ich vielleicht besser Trello nehmen sollen? Was sind da die Unterschiede? LG mo

    • Jessica Ebert   •     Author

      Hallo Mo, letztlich muss man für sich schauen, womit man gut zurecht kommt. Jedes Programm braucht ein System. Man kann mit Evernote ebenfalls Projekte und Aufgaben planen :) VG

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