Weniger denken, mehr schaffen – So wirst du produktiver!

Ich bin mir sicher, dass du folgende Situation auch kennst: Abends im Bett kreisen die Gedanken um deine Arbeit und du kannst einfach nicht einschlafen weil du permanent daran denken musst was noch alles zu erledigen ist, wie du es anpacken willst, welche Schwierigkeiten auftreten könnten und und und…

Du fängst an dich zu ärgern, dass du nicht einschlafen kannst obwohl du doch so müde bist und am nächsten Tag fit sein musst. Ein schlechter Schlaf führt dann zu Müdigkeit und im schlechtesten Fall auch zu Konzentrationsstörungen am nächsten Tag.

Das ist ganz normal: Denn wenn das Gehirn nicht abschalten kann, kann es auch dein Körper nicht. Durch das Gedankenkarussell wirst du zwar wachgehalten aber es bringt dich nicht weiter: Schließlich hast du schon den ganzen Tag über gearbeitet und brauchst dringend Ruhe.

Daher muss man manchmal den Kopf “ausschalten” und es schaffen nicht an die kommende Arbeit zu denken. Gelingen kann dies mit einer To-Do-Liste, die man anlegt und dann abarbeiten kann ohne groß drüber nachzudenken.

Bewährt hat es sich bei mir drei Arten von To-Do-Listen anzulegen:

  • Langfristige To-Do-Liste
  • Wochen-To-Do-Liste
  • Tages-To-Do-Liste

Wie diese im einzelnen aufgebaut sind und wie sie funktionieren möchte ich dir nun erklären: Zunächst lege ich mir die langfristige To-Do-Liste an: Hier schreibe ich alles auf, was ich in der nächsten Zeit erreichen möchte bzw. welche Aufgaben langfristig zu erledigen sind. Diese Liste ist nur sehr grob strukturiert und kann beispielsweise Punkte für den nächsten Monat oder das nächste halbe Jahr wie “Webseite XY aufbauen” oder “X Kunden für mein Angebot gewinnen” beinhalten. In der Wochen-To-Do-Liste wird es dann konkreter: Möchte ich in einer Woche beispielsweise eine Webseite aufbauen, könnte die Wochen-To-Do-Liste so aussehen: Montag – Hosting, CMS & Plugins einrichten, Dienstag – Inhalte, Mittwoch – weitere Inhalte, Donnerstag – Onpage SEO usw.

So kannst du die Punkte, die du im Kopf haben musst, schon deutlich reduzieren. Schließlich stehen sie jetzt geordnet auf einem Blatt Papier (oder in einem digitalen Dokument) und du hast stets einen “Fahrplan” auf den du jederzeit schauen kannst.

Am wichtigsten um den Kopf abschalten zu können ist allerdings die Tages-To-Do-Liste. Diese kann man entweder morgens oder am Vorabend anlegen, wobei ich für einen ruhigen Schlaf eindeutig den Vorabend empfehle. Um bei unserem Beispiel von eben zu bleiben: Am Sonntagabend schaust du auf deine Wochenliste und siehst, dass am Montag “Hosting, CMS & Plugins einrichten” auf deiner Wochen-To-Do-Liste steht. Nun musst du noch nicht über die Inhalte oder die Vermarktung der neuen Webseite nachdenken, sondern schreibst auf deine Tages-To-Do-Liste für Montag einfach alles auf, was du konkret tun musst um die Punkte für den Tag abzuhaken (z.B. Domain und Webspace bei Firma XY bestellen, Postfach einrichten, Theme XY und Caching-Plugin installieren usw.).

So kannst du nicht nur deinen Kopf vor der Arbeit entlasten und einen ruhigeren Schlaf verbringen, sondern du bist auch während der Arbeit produktiver und kannst ein ständiges Gedankenkreisen verhindern. Ein Blick auf deine Tages-To-Do-Liste reicht aus um zu wissen was als nächstes anliegt. Ein simples Konzept, was funktioniert! Damit auch du es erfolgreich anwenden kannst, möchte ich dir nun noch ein paar Tipps geben, die sich bei To-Do-Listen bewährt haben.

 

Tipps, mit denen du deine To Do´s schneller abarbeiten kannst

Konzentriere dich nur auf eine Sache

Denke nicht an nachher und denke nicht an morgen: Setze immer nur das um, was gerade auf deiner Liste steht. Weitere Gedanken sind unnütz, denn du kannst ja jederzeit nachschauen, was als nächstes dran ist.

Splitte deine Tages-Do-To-Liste in viele kleine Unterpunkte auf

Punkte, die sich schnell abhaken lassen, erzeugen ein Erfolgsgefühl und motivieren.

Lass dich nicht ablenken

Siehe Punkt 1 und 3 in meinem Artikel “Arbeiten im Homeoffice – 5 Tipps für eine produktive Umgebung mit Wohlfühlfaktor”

 

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Weitere wichtige Tipps für To-Do-Listen

Setze dir realistische Ziele

Plane lieber etwas mehr Zeit ein als du pro Aufgabe wirklich veranschlagst, denn nichts ist demotivierender als wenn du den ganzen Tag gearbeitet hast und am Ende noch zig Punkte unerledigt auf deiner Liste stehen.

Ordne die Punkte auf deinen Listen nach Wichtigkeit

Man kann sich immer einmal zeitlich verschätzen oder es kommt etwas dazwischen und man schafft daher nicht alle Punkte der Liste abzuhaken. Daher solltest du die Punkte nach ihrer Wichtigkeit ordnen und abarbeiten. Wenn dann doch mal etwas “liegen bleibt” ist es nicht so dramatisch.

Mache aus deinen ToDo´s verbindliche Termine

Diese ToDo´s trägst du nun in deinen Kalender ein. Überlege dazu, wie lange du in etwa für jede ToDo benötigst und blocke dir diese Zeit.

Lege dir Stift und Zettel neben das Bett

Im Halbschlaf ist dir doch noch etwas wichtiges eingefallen? Wenn du nun allerdings den Laptop aufklappst oder das Smartphone in die Hand nimmst um deine Gedanken festzuhalten, wird es dir schwer fallen gleich danach einzuschlafen. Wenn du deine Gedanken jedoch nicht festhältst sind sie am nächsten Morgen allerdings oft einfach verschwunden und du ärgerst dich. Aus diesem Grund habe ich immer einen Kugelschreiber und einen Bogen Papier auf dem Nachttisch liegen. Hier kann ich schnell ein paar Stichpunkte notieren, beruhigt einschlafen und diese dann am nächsten Tag auf meine Listen übertragen.

Gelingt es dir bereits deinen Kopf auszuschalten und so produktiver zu arbeiten? Arbeitest du schon mit einem Listensystem? Und falls ja: Wie ist dieses strukturiert?

9 Kommentare

  1. Jan Brinkmann   •  

    Hey, sehr cooler Ansatz. Das konkrete Blocken von festen Zeiten was Du angesprochen hast versuche ich auch umzusetzen. Aber beim System für meine Todos/Ideen/Aufgaben experimentiere ich immer noch. Nutzt Du Apps oder klassisch Papier?

    • Jessica Ebert   •     Author

      Hi Jan, ich nutze beides. Meist kritzel ich erst alles, was mir durch den Kopf geht auf Papier und sortiere es dann auf dem Mac/ipohne bzw. in den Google Kalender. Mittlerweile nutze ich auch die Notizen-App von Apple selbst, da die doch einiges kann. LG Jess

  2. Annika Beckmann   •  

    Hey Jessi,
    schöner Beitrag, in dem ich mich definitiv wiederfinde :-) Ich arbeite mit der App Wunderlist, in der ich To-Do Listen für verschiedene Projekte angelegt habe. Ich habe auch so eine kurzfristige To-Do Liste und merke, dass ich tatsächlich besser schlafe, wenn ich mir abends vorher eine Liste für den nächsten Tag erstelle.
    Ich habe auch schon überlegt, die langfristigen Ziele auf ein großes Plakat zu schreiben und mir an die Wand zu hängen, damit ich diese Ziele „nicht aus den Augen verliere“. Hast du sowas schon mal gemacht?
    LG Annika

    • Jessica Ebert   •     Author

      Hallo Annika, das ist eine bekannte Methode. Umgangsprachlich nennen wir das „Visionboard“. Dort pinnt man alles dran, was man erreichen möchte. Ich hab auch so ein Visionboard :) VG Jess

  3. Ildiko   •  

    Hallo Jessica,

    so sieht man meist, dass doch die einfachsten Methoden die besten sind. Ich habe mich irgendwie bisher immer noch nicht so richtig mit toDos-Listen anfreunden können. Also ich mache mir schon immer mal welche, aber eben nicht regelmäßig.

    Und wenn ich jetzt deinen Artikel lese, denke ich mir, was für ein Quatsch und was für eine verschwendete Zeit, wenn ich es nicht tue. Vor allem die Aufgaben in verschiedene, also langfristig, Wochen- und Tageslisten, aufzuteilen, erscheint mir doch sehr sinnig.

    Wenn man eben keinen festen Job hat, wo genau bestimmt wird, was wann zu erledigen, sondern wenn man selbst für alles verantwortlich ist, ist es schon sinnvoll, jederzeit eine Übersicht zu haben, so kann man auch immer wieder daran arbeiten und die Liste(n) auffrischen.

    Die Idee wird jetzt bei mir direkt umgesetzt. Vielen Dank :)

  4. Ivana   •  

    Servus Jessica,

    danke für den Einblick in deinen Arbeitsalltag. Ich mache das ganz ähnlich und meine To-Do-Liste hilft mir wirklich weiter.
    Die Idee mit Stift und Papier neben dem Bett finde ich sehr gut – ich bräuchte dann etwas passendes für „unter der Dusche“, da mir meist hier alle Dinge einfallen, die ich noch erledigen wollte. ;)
    Da ich gern und viel digital arbeite nutze ich für kurzfristige To-Dos meist Wunderlist und für Strategie und Planung greife ich auf Trello zurück.

    Liebe Grüße aus Wien,
    Ivana

  5. Tim   •  

    Hi Jessica,

    schöner Artikel – danke für die Tipps! :-)

    Ich arbeite auch mit verschiedenen Listen und unterschiedlich langen Planungsphasen. Der größte Vorteil daran ist, dass die tägliche To-Do-Liste nicht von langfristigen Zielen und Visionen überladen wird und dadurch schön übersichtlich bleibt.

    Im Prinzip machen wir das ja so wie bei der Getting-Things-Done-Methode von David Allen. Kennst du das schon? Sonst kann ich sein Buch auf jeden Fall empfehlen.

    Schöne Grüße
    Tim

  6. Julian   •  

    Hallo Jessica,

    toller Artikel!

    Mich würde noch interessieren, ob du berufliche und private To-Do-Listen trennst, oder das bei dir alles zusammengehört?

    Beste Grüße
    Julian

    • Jessica Ebert   •     Author

      Hallo Julian, privat und Business versuche ich so gut wie möglich zu trennen.

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