Zeitmanagement – Produktiver arbeiten, entspannter erholen

Wie ein gutes Zeitmanagement deine Produktivität erhöht und für mehr Erholung sorgt

Zeit ist das wichtigste Gut im Leben. Sie ist stets begrenzt und verläuft überall auf der Welt gleich schnell. Niemand weiß wie viel Zeit ihm bleibt und deshalb ist es ratsam sie wie den wertvollsten Schatz zu behandeln. Wer viel Zeit verplempert zahlt einen hohen Preis, denn sie kann nicht wiedergewonnen werden.

Obwohl jeder Mensch die gleichen 24 Stunden pro Tag zur Verfügung hat, scheint es als würden manche Leute besser mit diesen umgehen können, als andere.

Gerade Selbstständige plagt oft das Problem, dass der Tag nicht genügend Stunden hat und es schier unmöglich scheint, alle anfallenden Aufgaben zeitig zu erledigen. Da wir nur ein begrenztes Kontingent zur Verfügung haben ist es umso wichtiger, dieses so effektiv wie möglich zu nutzen.

Keine Angst, das bedeutet nicht, dass man 18 Stunden am Tag arbeiten soll. Freizeit ist sehr wichtig um eine gesunde Balance zu finden und um ein glückliches Leben führen zu können. Es geht viel eher darum in den Arbeitsphase so viel zu erledigen, wie uns möglich ist, um anschließend mal wieder abschalten zu können. Wann hast du dich das letzte Mal in deinem Sessel zurück gelehnt und wusstest, dass du dein Soll für heute mehr als ausreichend erfüllt hast?

Wäre es nicht wunderbar, wenn du Tag für Tag deine Produktivität steigerst und du dennoch mehr Zeit für Familie, Freunde und Hobbys hast?

Mit ein wenig Planung und einigen Tricks ist dies durchaus möglich!

Planung ist das A und O

Wer im Durchschnitt acht Stunden am Tag arbeitet, verfügt über 18 weitere Stunden, die es sinnvoll zu nutzen gilt. Um dies in Angriff zu nehmen ist es von immenser Wichtigkeit, dass es einen Plan gibt, an den wir uns halten können. Wer einfach in den Tag startet und schaut wie er sich ergibt, hat keine Kontrolle über sein Leben und wird feststellen, dass die Zeit an ihm vorbei rast, ohne dass ein Vorankommen festzustellen ist.

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Mach dir eine Liste!

Mache dir jeden Abend vor dem Schlafengehen eine Liste der Aufgaben, die du am nächsten Tag bewältigen möchtest. Hierbei muss es sich nicht ausschließlich um Termine und Arbeiten beruflicher Natur handeln. Steht vielleicht ein Friseurtermin an? Möchtest du in einem Buch weiter lesen? Musst du mal wieder etwas Sport treiben? Wunderbar! Dann setz es auf die Liste.

Vergiss bitte auch nicht, dass du Mahlzeiten zu dir nehmen musst und eventuell familiäre Verpflichtungen hast. Es ist wichtig, dass jede geplante Aktivität vermerkt wird.

Nachdem du alle Aufgaben zusammengetragen hast, ist es Zeit diese zu ordnen und in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen.

Je nach Ernährung, körperlicher Fitness und Mentalität kann sich ein Mensch etwa eine bis drei Stunden am Stück voll konzentrieren. Versuche also geistig anspruchsvolle Aufgaben nicht hintereinander zu legen, sondern teile sie in kleinere Abschnitte ein. Eine Mahlzeit oder ein entspannendes Treffen in der Eisdiele wirken oft Wunder und geben dir wieder neue Energie.

Starte den Tag mit einem ausgiebigen Frühstück und vielleicht etwas Gymnastik oder einer anderweitigen sportlichen Aktivität. In den frühen Morgenstunden ist man meist noch etwas gerädert und findet keine klaren Gedanken. Körperliche Ertüchtigung ist hier ideal um diese Zeit sinnvoll zu nutzen und sich auf Touren zu bringen.

Wenn du richtig wach bist, ist es Zeit produktiv zu werden. Nimm dir die Aufgabe mit der höchsten Priorität vor und nutze den Start in den Tag um hier einen Großteil deiner Energie einzusetzen. Schließe vorher Facebook, Skype, ICQ, MSN und all die anderen Ablenkungen. Mach dein Handy lautlos, oder schalte es am besten ganz aus. Du willst vollkommen konzentriert sein, wenn du einen weiteren Grundstein für deinen beruflichen Werdegang legst. Du strebst nach Perfektion in deiner Arbeit und kannst keinerlei Störung gebrauchen.

Zwei Stunden qualitativ hochwertiger Arbeitszeit sind oft wesentlich effektiver und gewinnbringender als acht Stunden voller Ablenkungen und Irritationen.

Hast du deine wichtige Arbeit erledigt? Super! Nun ist es Zeit die Energiereserven wieder aufzufüllen.

Nimm dir von den Strapazen eine kleine Auszeit und sieh zu, dass du was zu futtern bekommst. Eine gesunde Ernährung ist wichtig, um bei Kräften zu bleiben, gut auszusehen und voll einsatzfähig zu sein. Eine halbe Stunde in der Küche kochen bringt dich auf andere Gedanken, macht Spaß und bringt als Belohnung eine leckere Mahlzeit. Hier erntest du sofort die Früchte deiner Mühen.

Frisch gestärkt kannst du nun eine weitere Aufgabe deines Tagesplans in Angriff nehmen. Diese sollte einen mittleren Schwierigkeitsgrad haben, da du zwar noch restliche Konzentrationsreserven hast, jedoch schon bereits einen Fokus auf die vorangegangene Aufgabe gelegt hast. Denk wieder daran jegliche Störungen im Vorfeld zu vermeiden, um so eine möglichst qualitative Arbeitszeit aufwenden zu können.

Breche jedes Ziel in kleine Etappen nieder und hake diese ab, um dich auf deinem Weg zu bestätigen

Um dich anfangs in deinem Vorgehen zu bestärken tut es gut, erledigte Jobs abzuhaken. Du wirst so visuell erfahren, dass du dich durch den Tag arbeitest und Stück für Stück deinen Träumen näher kommst. Egal wie groß und weit weg diese sein mögen: Brich sie in kleine Aufgaben, die du auf deinen Tagesplan schreibst. So erfährst du jeden Tag einen kleinen Teilerfolg und arbeitest dich voran.

Wenn der Tag sich dem Ende neigt, solltest du noch einige persönliche Dinge zu erledigen haben und höchsten berufliche No-Brainer auf der Liste haben. Dies sind Aufgaben, die einen Teil deiner Zeit rauben, jedoch kein hohes Maß an Konzentration erfordern. Erledige diese am Abend, da hier deine kognitiven Kräfte erschöpft sind und du dein Pulver verschossen hast.

Die Abendstunden sind außerdem ideal um Freunde zu treffen, oder einkaufen zu gehen.

Wer acht Stunden schläft und somit 18 Stunden zur freien Gestaltung hat, sollte innerhalb dieses Rahmens maximal acht Stunden für berufliche Aufgaben und weitere acht für Mahlzeiten, Entspannung und das Verfolgen persönlicher Ziele einplanen. Die restlichen zwei Stunden sollten frei bleiben, sodass du stets einen Puffer hast und niemals in Hektik gerätst, weil eine Frist abzulaufen droht.

Am Ende eines jeden Tages wirst du auf deine im Vorfeld erstellte Liste blicken können.

Es wird dich mit Stolz erfüllen, dass du deinen Zielen in jeglichen Bereichen einen Schritt näher gekommen bist. Die Motivation die du daraus tankst, wirst du mit in den nächsten Tag nehmen und immer mehr Gefallen an deiner Arbeit finden.

Reflektiere jeden Abend über den vergangenen Tag und frage dich, was du gut gemacht hast und wo es Verbesserungspotential gibt. Stetige Optimierung ist der Schlüssel zum Erfolg und wird dich deine Zeit effektiver nutzen lassen!

Hier habe ich noch eine kleine Grafik für dich erstellt. Du kannst sie herunterladen (Draufklicken -> Rechtsklick, speichern unter…), ausdrucken und dir an deine Pinnwand hängen, damit du dich immer daran erinnerst, deine Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten! Setze Prioritäten um produktiver zu arbeiten. Am Ende wirst du mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben haben :)

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3 Kommentare

  1. Michel   •  

    Das Schaubild ist großartig und trifft den Nagel auf den Kopf. Auch der Titel trifft es genau: Produktiver arbeiten, entspannter erholen. Ja, Zeiten der Erholung können auch anstrengend sein. „Entspannter erholen“ scheint mir daher eine top Empfehlung zu sein.

  2. Meike Kranz   •  

    Auch ich finde das Schaubild super! Der Tipp, morgens mit einer Aufgabe mit hoher Priorität zu beginnen ist sehr wertvoll. Da schafft man richtig viel. Wichtig ist natürlich die genannten Ablenkungen abzuschalten und dazu gehört meiner Meinung nach auch der E-Mail-Posteingang. Aber das fällt den Mitarbeitern in vielen Unternehmen sehr schwer. Sie starten stattdessen immer mit dem Öffnen von Outlook, lesen die 20 neuen Mails – und schwupps! ist es schon Mittag.
    Wer mit einer Aufgabe mit hoher Priorität starten will, muss erstmal entscheiden, welche Aufgabe auf der langen Liste eine höhere Priorität hat, als andere. Dabei hilft das Eisenhower-Prinzip, bei dem man die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einsortiert. Ich erkläre dieses Prinzip hier: http://youtu.be/80G7J4eF78c?list=PLndb0OZL7ARwWU12bSpCWW2NYlgtW4iix

  3. Pingback: Was hat Zeitmanagement mit Angst zu tun? - Beraterkreis

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