Eisenhower Matrix Methode – Produktiver durch mehr Klarheit

Hat man einmal damit begonnen, sein eigenes Business zu führen, zwingt einem manchmal der eigene Berg an Aufgaben in die Knie. Es gilt, Probleme zu lösen, kreativ zu sein, für Freunde und Familie verfügbar zu sein und darüber hinaus auch noch all die ganzen privaten Herausforderungen zu meistern, die auf dich lauern, wenn du das Büro verlässt.

Schnell verlieren wir den Überblick und haben kein Gefühl mehr dazu, was wirklich wichtig ist und welche Aufgabe eigentlich oberste Priorität besitzt. Dann folgt zumeist eine Lähmung. Man weiß nicht, wo man anfangen soll. Deswegen fängt man einfach gar nicht an. Und am Ende des Tages ist man frustriert, weil auf der To-Do-Liste kein Punkt ernsthaft abgehackt werden kann.

Die Lösung für dieses lästige Unternehmer-Problem zeige ich dir in diesem Artikel.

Warum verlieren wir überhaupt den Überblick über unsere Aufgaben?

Die Antwort darauf ist ganz einfach. Und zwar spielen in dieser Phase zwei Faktoren eine Rolle.

1. Entweder spielt unser emotionales und logisches Hirnareal nicht ideal zusammen. Wir fühlen uns zum Beispiel nicht nach Buchhaltung, sondern viel mehr nach einer kreativen Arbeit. Manchmal sind wir auch total ausgelaugt und brauchen einfach mal Zeit, um unserem Gehirn eine Pause zu gönnen.

2. Der Aufgabenberg ist schlichtweg zu groß und wir haben keine Ahnung, welche Aufgabe als erstes gemacht werden soll. Das kann so weit gehen, dass wir uns schlecht fühlen, während wir eine Aufgabe bewältigen. Bloß, weil wir gerade keine Zeit für die andere finden.

In beiden Fällen kommen wir nur sehr langsam voran und verbrauchen bei der Umsetzung umso mehr Energie und Konzentrationsstärke.

Besser ist es, wenn wir jeden Arbeitstag einen extrem wirksamen Plan haben, mit dem wir uns entspannt auf die wichtigsten Aufgaben fokussieren können…

… und mit welchem wir wissen, was unser nächster Schritt ist und mit welchem wir eine klare Vorstellung davon haben, welche Aufgaben uns am meisten Nutzen bringen.

Die Eisenhower Matrix Produktivitätsmethode bietet exakt diese Vorteile.

So funktioniert die Eisenhower Matrix Produktivitätsmethode

Wir geben unseren Aufgaben folgende Attribute:

  • Dringend
  • Nicht dringend
  • Wichtig
  • Nicht wichtig

Jede unserer Aufgaben hat immer zwei der oben genannten Attribute. Es gibt also Aufgaben mit folgenden Eigenschaften:

  • Wichtig und dringend
  • Wichtig aber nicht dringend
  • Nicht wichtig aber dringend
  • Nicht wichtig und nicht dringend

Wie du deine Aufgaben einordnest, hängt ganz von deinen Prioritäten ab. Während du deine Aufgaben in ein Raster einträgst, wirst du selbst ganz genau wissen, welche Aufgaben welche Bedeutung für dich haben.

Quelle: Wikipedia, Oliver Tacke

Was genau passiert jetzt mit den organisierten Aufgaben? Zu jedem Aufgabenbereich gibt es nun eine Handlung, die du strikt umsetzen musst. Das Tolle an dem Eisenhower Matrix System ist, dass es ideal für Unternehmer ist.

Wichtige und dringende Aufgaben:

Diese sind deine absolute Priorität. Dabei kann es sich um solche Aktivitäten handeln, die einen enorm wichtigen Einfluss auf dein Business haben (Werbeanzeigen schalten, Blogartikel schreiben, Kunden anrufen usw.) Aber auch in deinem Privatleben gibt es wichtige und dringende Aufgaben (Mutter zum Geburtstag gratulieren, Streitigkeiten beseitigen). Ein weiterer Indikator für diese Aufgaben ist auch eine Deadline.

Dringende und wichtige Aufgaben werden sofort erledigt!

Wichtig aber nicht dringende Aufgaben:

Alles, was es sonst noch zu tun gibt, um beispielsweise dein Business zu verbessern oder was dich in deiner persönlichen Entwicklung weiterbringt, fällt in diese Kategorie. Dazu gehören Aktivitäten wie Recherche, Sport, Lesen, Briefings, Kochen, Freunde kontaktieren usw.

Diese Aufgaben sind tückisch, weil wir dazu neigen, genau diese aufzuschieben. Dabei sind sie nicht minder wichtig, als die „dringenden, wichtigen Aufgaben“. Sie haben lediglich keinen großen Zeitdruck und beziehen sich meistens auf langfristige Ziele.

Für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben legst du ein Zeitpunkt für die Bearbeitung fest – und hältst diesen ein!

Nicht wichtige aber dringende Aufgaben:

Diese Aufgaben sind häufig sehr unangenehm, weil sie in den eigenen Augen bloß die Zeit verschwenden. Sei’s drum! Es wird immer solche Aufgaben geben, die erledigt werden müssen und für die es eine Deadline gibt. Wenn du sie mal nicht erledigst, wird das kein Weltuntergang sein, allerdings ist das Leben auf lange Sicht weitaus angenehmer, wenn du sie einfach zeitnah erledigst. Dazu gehören zum Beispiel Aufgaben wie: Social Media Aktivität, Termine legen, E-Mails beantworten, Buchhaltung usw.)

Nicht wichtige aber dringende Aufgaben, delegieren wir an andere Personen oder erledigen sie direkt nach den wichtigen und dringenden Aufgaben! Am besten ist aber, wenn du sie delegierst!

Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben:

Kann man diese Dinge eigentlich noch als Aufgaben bezeichnen? In manchen Fällen ja. Zum Beispiel ist es nicht wichtig, seine Spam-Emails zu checken oder sich durch Facebook zu scrollen. Oder wenn eine Sache keine Verbindlichkeit hat und du ihr überhaupt keinen Wert zusprichst, dann ist es ebenfalls ein Grund, sie in diese Kategorie zu stecken.

Unwichtige und nicht dringende Aufgaben werden gelöscht! Schenke ihnen keine weitere Beachtung!

Ein bisschen Willenskraft ist auch erforderlich

Natürlich ist das System alleine kein Freifahrtschein für einen produktiven Arbeitstag. Dies erfordert immer noch deinen Einsatz. Doch es wird dir helfen und dir die immerwährende Frage beantworten, ob deine aktuelle Tätigkeit wirklich einen Sinn hat.

Du gewinnst durch die Eisenhower Matrix Methode einen sehr guten Überblick und weißt somit genau, was du tust. Das heißt: Selbst, wenn du gerade nicht sehr viel Lust auf eine dringende und wichtige Aufgabe hast, musst du sie erledigen.

Falls du dies nicht tust, bekommst du mit allen anderen Aufgaben die gleichen Probleme wie vorher. Du fühlst dich nicht wohl bei der Bearbeitung und du gerätst in Zeitverzug. Für einen Unternehmer ist das tödlich.

Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel deiner Produktivität ein wenig unter die Arme greifen konnte.

Tipp Nr. 1: Du machst es dir einfacher, wenn du dir ein eigenes Schaubild machst. Trage deine Aufgaben je nach den Prioritäten in diese Tabelle ein und wirf ein Blick darauf, wenn du nicht weiß, was die nächste Aufgabe ist.

Tipp Nr. 2: Nutzt du Trello? Falls ja lässt sich dieses System ideal in deinem Aufgabenboard eingliedern (hier eine Demo). Und hier gehts zu meinem Artikel über das Organisations- und Produktivitätstool Trello.

 

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