Januar 2

7 Kommentare

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben – Produktiver arbeiten im online Business

So, hätten wir das Jahr 2013 also auch geschafft… 2014 ist da und wie immer haben wir unsere Vorsätze definiert. Mehr Sport treiben, mehr Zeit für die Familie, endlich erfolgreicher werden… Wie jedes Jahr eben.

Dieser Artikel hat nichts mit deinen Vorsätzen zu tun, aber er kann dir dabei helfen, mehr Zeit für die Umsetzung dieser zu gewinnen. Und das ist ja das häufigste Problem…zu wenig Zeit.

Eigentlich haben wir ja sowieso keine Zeit. Oder?

Ich sage dir dazu folgendes: Du hast genug Zeit.

Ok, genug Zeit ist jetzt ziemlich relativ, aber du weißt, was ich meine. In den 16 Stunden, die wir so am Tag haben ( 8 Stunden Schlaf abgezogen), können wir einiges machen und das tun wir auch. Allerdings sind das zu 80% Dinge, die man entweder innerhalb von 20% der Zeit schaffen könnte (Pareto lässt grüßen) oder, die einfach nur “Beschäftigung” sind. Keine Zeit bedeutet: „Ich habe gerade etwas anderes zu tun und somit andrer Prioritäten.“ Und das ist auch vollkommen in Ordnung, denn manches will man eben jetzt erledigen.

Was können wir also tun, um die Dinge, die wir tun “müssen” (weil sie für uns eine besondere Priorität haben, weil es z.B. eine negative Folge haben könnte, wenn wir sie nicht tun) in weniger Zeit zu erledigen?

Einfache Antwort: Wir müssen produktiver werden.

Dieses Ziel setzten wir uns eigentlich jeden Tag. Allerdings klappt das nicht so recht.
Deshlab möchte ich dir in diesem Artikel ein paar Tipps an die Hand geben, die dir helfen sollen, produktiver in deinem (online) Business zu arbeiten.

Zuvor allerdings ein Hinweis: Du kannst noch so viele Tipps und Anleitungen für mehr Produktivität lesen, wenn du sie nicht umsetzt, dann kannst du dir die Zeit auch sparen (haha..was für eine Diskrepanz…). Was ich damit sagen will: Du musst bereit sein, ein paar Dinge zu ändern und zwar langfristig. Du musst Gewohnheiten ändern und dich an deine neu gesetzten Regeln halten, sonst bringt das alles nichts.

Gut, wo das jetzt geklärt ist, können wir starten.

Wir beginnen mit Störfaktoren und Zeitfressern, die uns in unserer Produktivität behindern.

Dein Email Postfach

Diesen Tipp wirst du sicher schon oft gelesen haben.
Emails sind der Zeitfresser Nr.2 in unserem Business. Wie, nur die Nr. 2? Überall woanders steht, dass es der größte Zeitfresser ist… Ja, das mag sein. Allerdings hat sich mit der Zeit ein noch viel größerer Zeitfresser entwickelt. Aber dazu später mehr.

Du solltet deine Emails nur 2x am Tag abrufen. Und zwar Mittags und Abends (je nachdem, welchen Arbeitsrhythmus du hast). Jetzt denkst du sicherlich, dass es so viele Mails von Kunden und Partnern gibt, die sofort beantwortet werden müssen. Aber das stimmt nicht. Wenn jemand etwas wirklich, wirklich, wirklich dringend von dir benötigt, dann hat dieser jener auch andere Wege, z.B. das Telefon, um dich zu erreichen. Außerdem haben sich die meisten Anliegen in dieser Zeit schon wieder erledigt.

Ist dir übrigens schon mal aufgefallen, dass 80% deiner Emails unnütze sind und sofort im Papierkorb verschwinden? Lediglich 20% sind etwas bis wirklich wichtig (hach ich liebe Pareto :D )

Also: Setze dir 2 feste Zeiten am Tag, um deine Emails abzurufen.

Damit “erziehst” du auch deine Mitmenschen, dir wirklich nur noch wichtige Emails zu schreiben und nicht 5 Erinnerungen dranzuhängen, weil du nicht sofort antwortest.
Und stelle um Himmels Willen die Email-Benachrichtigung auf deinem Computer und Smartphone aus!

Soziale Netzwerke, insbesondere Facebook

Und damit sind wir auch gleich beim Zeitfresser Nr.1 in der heutigen Zeit. Facebook und Co. verschlingen mittlerweile Unmengen an Zeit.
Grundsätzlich spricht nichts dagegen, wenn es dich weiterbringt. Wenn du z.B. auf meiner Fanseite stöberst und hilfreiche Tipps liest, dann ist das natürlich sinnvoll ;)
Nein, Spaß beiseite. Es ist wichtig, dass du deine Facebook-Zeit unter Kontrolle hast.

Um überhaupt zu sehen, wie viel Zeit du dort verbringst, empfehle ich dir das Tool: WebTimer für Google Chrome, mit dem du am Ende eines Tages sehen kannst, auf welchen Seiten du wann und wie lange unterwegs warst. Du wirst erstaunt sein, wie lange du auf manch unwichtigen Seiten surfst.

Meine Empfehlung: Wenn du Facebook und Co. beruflich nutzt, wie ich zum Beispiel, dann solltest du max. eine Stunde am Tag dort verbringen. Danach: Schließen!
Wenn du es nur privat nutzt, dann sollte es während deiner Arbeitszeit gar nicht erst aufgerufen werden.

Störungsfrei! Push-Benachrichtigungen deaktivieren

Wenn du eine intensive Arbeit verrichten möchtest, beispielsweise einen Artikel schreiben oder eine Website erstellen, dann solltest du dafür sorgen, dass dich nichts stören kann.
Schalte dein Smartphone in den Flugmodus, schließe Skype und andere Massenger-Programme und mache die Tür von deinem Büro zu.
Du wirst erstaunt sei, wie viel intensiver und somit produktiver du arbeiten kannst.

Es wird dir anfangs nicht leicht fallen das umzusetzen, was daran liegt, dass wir Menschen die “direkte Antwort”, im Englischen: “Direkt Response” lieben und seit Facebook und Co. auch brauchen. Wir wollen Beachtung und schnelle Antworten, weil wir ja eben keine Zeit haben ;)

Nichts desto trotz musst du da jetzt durch! Also: Schakka!

Gut, nun haben wir drei große Störfaktoren und Zeitfresser eliminiert.

Jetzt widmen wir uns nützlichen Tools und Tipps, mit denen wir unsere Produktivität steigern können.

Kennst du das? Dein Schreibtisch ist voller kleiner Zettel. Hier klebt so ein gelber Zettel mit ein paar Passwörtern drauf, da liegt ein Collage-Blog mit Notizen aus Gesprächen und diversen Ideen, achja und da liegen noch ca. 20 kleine weiße Zettel mit kurzen Notizen wie: “15:00 Uhr einkaufen” oder “Keywords für neue Nischenseite raussuchen”… Wollen wir unseren Desktop nicht vergessen..wie viele Dateien und Ordner (unsortiert) liegen da noch gleich?

Und jetzt ruft der Kunden XY an und wollte nochmal wegen dem Angebot nachfragen. Und nun?
Such, kram, ächtz…Mist wo hatte ich das noch gleich aufgeschrieben? Boah hätte mein Schreibtisch doch nur eine Suchfunktion… Nach 5 Minuten hast du die Notiz dann endlich gefunden.
Gut, ich glaube ich muss nicht weiter erzählen, oder?

Da wir wissen, dass das ziemlich lästig und unproduktiv ist, begeben wir uns alle paar Monate auf die vergebliche Suche nach einem vernünftigen Notiz- und ToDo-Listen Programm. Also ich persönlich habe bestimmt schon 10 Stück ausprobiert (Projektmanagement-Tools nicht mit eingerechnet).

NoteSuite für Mac und iPad

Zum Glück habe ich letztens ein Programm gefunden, mit dem ich ziemlich gut zurecht komme und welches auch auf dem iPad funktioniert. Allerdings gibt es einen Nachteil: Es ist nur für Mac und iPad. Wer diese also nutzt, dem möchte ich das Programm ans Herz legen. Es nennt sich NoteSuite und kostet aktuell für den Mac 4,99€ und für das iPad 1,99€. Ich habe beide Versionen und vor allem die iPad App ist super. Hier kann ich alles schön sortieren. Notizen, Aufgaben, Termine usw. Ich kann Websites hinzufügen und drauf “rumkritzeln”, PDF´s unterschreiben und vieles mehr. Die Mac Version ist ebenfalls sehr gut, man kann nur nicht drauf “rumkritzeln”. Alles wird natürlich über die Cloud miteinander synchronisiert.
Man muss sich zwar kurz einarbeiten, aber wo muss man das nicht?
Wenn du einen Mac und/oder ein iPad hast, schau es dir unbedingt mal an.

Wunderlist – Die Alternative für Windows-Nutzer

Für die Windows-Nutzer und die, die gerne Browserbasiert arbeiten, kann ich Wunderlist empfehlen. Es ist nicht ganz so umfangreich wie NoteSuite, aber auch hiermit kann man gut arbeiten.

Auch hier muss man sich wieder daran gewöhnen, nicht mehr alles auf kleine Zettel zu schreiben, sondern in die entsprechende App.

Übrigens, weißt du, warum du immer alles auf Zettel schreibst?
Weil wir Menschen immer alles im Blick haben wollen. Diese Zettel liegen auf unserem Schreibtisch und auch, wenn wir ihnen keine Beachtung schenken, so geben sie uns die Sicherheit, dass wir jederzeit drauf zugreifen können, weil sie greifbar sind.
Also, auch hier musst du ein paar Tage lang diszipliniert sein, bis du dich dran gewöhnt hast.

Aufgaben zeitlich planen

Ein weiterer Schritt in Richtung: produktiver arbeiten, ist es unsere Aufgaben fest in den Tag einzuplanen. Damit meine ich, jeden Tag, bevor wir unsere Arbeit beenden, den nächsten Tag so weit wir möglich zu planen. Also jede Aufgabe mit der benötigten Zeit dafür in den Kalender eintragen.
Bevor wir unsere Aufgaben jedoch zeitlich fest planen können, müssen wir wissen, wie lange für für diese brauchen.
Dazu solltest du bei wiederkehrenden Aufgaben die Stoppuhr mitlaufen lassen. Notiere dir (in deiner Notizbuch-App) die benötigte Zeit. Nach einer Woche wirst du wissen, wie lange du für bestimmte Aufgaben brauchst und kannst sie entsprechend planen.

Beispiel:
Artikel schreiben: 1 Stunde – 09:00-10:00 Uhr
Wordpress installieren: 30 Minuten – 10:30 – 11:00 Uhr
Coaching: 1,5 Stunden – 14:00-15:30 Uhr
usw.

Wichtig: lasse dir immer einen Puffer, falls etwas dazwischen kommt oder eine Aufgabe doch etwas länger dauert. Kann immer mal passieren.

Um ein “neuer reicher” like Tim Ferris zu werden, solltest du die oben genannten Aufgaben natürlich outsourcen, denn Freiheit und Mobilität sind der neue Reichtum ;)

Mehr zum Thema outsourcen findest du in diesem Artikel.

So, das waren jetzt ein paar Tipps und Tools, die ich nutze, um produktiver zu arbeiten. Es ist nicht viel, aber das wäre ja auch irgendwie ein Widerspruch in sich, oder?

 

Fassen wir das Ganze nochmal zusammen:

  1. Eliminiere Zeitfresser, indem du Dinge wie Emails, Facebook und Push nur noch gezielt und sparsam nutzt.
  2. Verabschiede dich von deinen Zetteln auf dem Schreibtisch und nutze eine Notizbuch/ToDo-App.
  3. Plane jeden Abend den nächsten Tag mit festen Aufgaben zu festen Zeiten.
  4. (Be a Pro und gib so viele Aufgaben wie möglich ab (outsourcen)).

Versuche die ersten 3 Punkte noch heute umzusetzen und du wirst erstaunt sein, wie viel du auf einmal schaffst bzw. wie viel weniger Zeit du auf einmal benötigst.

Ach so, wenn du plötzlich schon Mittags mit deiner Arbeit fertig bist, dann brauchst du dich nicht noch bis um 17 Uhr mit vermeintlichen Aufgaben zu beschäftigen! Dann hast du Feierabend und kannst den Rest des Tages genießen – ohne schlechtes Gewissen, denn du warst ja produktiv ;)
Hast du weitere Tipps und Tools, die einem dabei helfen produktiver zu arbeiten? Wenn ja, welche kannst du empfehlen und warum?

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  1. Hi Jessi,
    das Thema Push-Benachrichtigungen habe ich seit einem halben Jahr konsequent durchgezogen. Die ersten Tage/Wochen waren für Freunde und Bekannte recht merkwürdig, da bei Whatsapp-Nachrichten doch schnelle Antwortszeiten erwartet werden – aber wichtiges habe ich nicht verpasst.

    Wenn was ist, wird man sowieso angerufen.

    Gleiches gilt sowieso für das Emailpostfach. Bin deshalb auch wieder vom Thunderbird zum Google-Mail-Account gewechselt. Das ist einfacher zu handhaben.

    „WordPress installieren: 30 Minuten – 10:30 – 11:00 Uhr“ – Du brauchst also eine halbe Stunde für eine WordPress Installation ? Ist da der Kaffee bereits inklusive ? :D

    Liebe Grüße
    Mario

    1. Vielen Dank Mario für all die hilfreichen Tipps! Der wichtigste Tipp des ganzen Beitrags ist laut meiner Meinung folgender: man muss die Tipps auch umsetzen! Man muss ich langfristig umstellen, und die Störfaktoren auch beseitigen. Wenn das nicht geschieht, helfen die besten Tipps auch nicht.
      Ich bin ziemlich froh, dass ich auf diesen älteren Beitrag gestoßen bin, denn der Inhalt ist ebenso wichtig wie aktuell. Viele der Hinweise werde ich umsetzen können, und besondes der Punkt „Aufgaben zeitlich planen“ ist sehr wichtig. In diesem Zuge habe ich mir vor kurzem eine Systemtafel bestellt, um Strukur in meine Aufgaben zu bekommen! Somit hoffe ich strukturierter zu arbeiten.

      Vielen Dank für den tollen Artikel! Ich hoffe, dass einige Tipps funktionieren werden!

      Viele Grüße

  2. Vor allem am Abend vorher die Dinge für den nächsten Tag notieren! Das ist enorm hilfreich. Ebenso die Sache mit den emails. Bei mir geht es gar nicht mehr, dass ich alles beantworte – insofern hat sich das „automatisch“ bereits reguliert. Noch ein Tipp von mir: ich habe eine Eier-Uhr auf dem Schreibtisch für einzelne Tätigkeiten und Aufgaben :-)

  3. Hallo Herr Gräber, bei welchen Tätigkeiten setzen Sie die Eier-Uhr denn ein? Eventuell bei Aufgaben, die besonders viel Zeit rauben, bei denen man es kaum bemerkt. Wäre mal interessant zu wissen. Viele Grüße Klaus-Dieter Simmler

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