Wie du die Buchhaltung einfach, sicher und übersichtlich gestaltest! #Buchhaltungssoftware

Buchhaltung ist der größte Feind vieler Unternehmer. Während das Schreiben und Versenden von Rechnungen noch Spaß macht, sieht es bei der Organisation, beim Zahlungsausgang und bei der Steuererklärung ganz anders aus. Gerne drückt man sich so lange es geht, …

… um dann mit lauter Stress und auf dem letzten Drücker einen virtuellen Papierhaufen in eine korrekte und legale Bilanz zu verwandeln.

Buchhaltung gehört von Tag 1 deines Geschäfts zur Routine. Du tust dir also keinen Gefallen, auch nur einen Tag länger damit zu warten.

Wie bringst du von Beginn an ein System in deine Rechnungen?

Bei der Buchhaltung gilt vor allem eines: Ordnung. Wenn du dir zutraust, eigenständig den Überblick zu bewahren, dann versuche dein Glück. Ich hingegen empfehle dir, von Beginn an eine entsprechende Software zu verwenden, die dir die gesamte Ordnungsarbeit abnimmt. Alle Aufgaben, die du mit der richtigen Software noch aktiv zu tun haben solltest, sind administrativer Art – nicht organisatorischer. Das heißt, dass sich deine Aufgaben im Optimalfall auf folgende beschränken sollten:

  • Rechnungen eintragen bzw. importieren
  • Rechnungen schreiben und verschicken (mit Vorlage)
  • Zahlungen autorisieren
  • Beobachten, wie sich deine Bilanz entwickelt
  • Evtl. Kontrollaufgaben

Das System hingegen erledigt für dich folgende Aufgaben:

  • Speicherung und Archivierung
  • Errechnung von Gewinnen und Verlusten
  • Erinnerungen an offene Forderungen
  • Bilanzen anzeigen
  • Deine Steuer managen (zumindest die Steuergelder organisieren)
  • Verbindung zu deinem Bankkonto aufrechterhalten
  • Belege digitalisieren
  • Zeitaufwände erfassen
  • Optimalerweise Daten an das Finanzamt herausschicken
  • Uvm.

Wann ist eine Buchhaltungssoftware gut und welche gibt es zurzeit?

Eine Buchhaltungssoftware ist ab einem gewissen Level an Aufwand einfach notwendig, damit dir nicht der Boden unter den Füßen bröckelt. Doch welches Tool ist gut und woran erkennst du das?

Wenn die grundsätzlichen Aufgaben abgedeckt sind, kommen ein paar andere Faktoren ins Spiel, die eine schlechte von einer guten Software unterscheiden. Wie sieht es zum Beispiel mit dem Dashboard aus? Ist es einfach zu bedienen? Ist das System und die Arbeit selbsterklärend? Welche Add-Ons gibt es? Kannst du dein Online-Banking verwalten? Kannst du mit deinem Smartphone Zugriff erhalten und Verbindungen zu anderen zweckgebundenen Apps erstellen?

Hinzukommen selbstverständlich viele kleine Details, die zwar ausschlaggebend sind, deren Ausführung in diesem Artikel aber etwas den Rahmen sprengen würde.

Glücklicherweise bleiben die wirklich guten Auswahlmöglichkeiten für Buchhaltungssoftwares in einem begrenzten Rahmen. Du wirst nämlich bei der Recherche im Internet stets über die gleichen Namen stolpern.

Für bilanzierungspflichtige Unternehmen werden in verschiedenen Portalen gerne die Programme „Sage 50“ oder „Lexware“ empfohlen. Für kleinere Unternehmen, welche sich lediglich mit der einfachen Buchhaltung herumschlagen müssen, fallen insbesondere folgende Programme in einem Atemzug: FastBill, Lexoffice und sevDesk.

Apropos sevDesk. Diese Software ist auch mein persönlicher Favorit. Warum ich gerade sevDesk empfehle*, zeige ich dir noch ausführlich in diesem Artikel.

Natürlich gibt es viele weitere Buchführungssoftwares, die oben genannten haben sich jedoch mitunter als die beliebtesten und einfachsten Plattformen herausgestellt.

Welche Formen von Buchhaltungssoftwares gibt es?

Zunächst einmal musst du ganz simpel analysieren, wie groß dein Unternehmen ist. Natürlich muss eine milliardenschwere Firma andere Aufwände und Regeln einhalten, als eine kleine Agentur, ein Einzelunternehmer oder ein Freelancer.

Daher wird grundsätzlich zwischen einer Software für die doppelte Buchführung mit Bilanzierung und zwischen Softwares für die relativ simple Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) bzw. für die einfache Buchhaltung unterschieden.

Da ich davon ausgehe, dass du (noch) kein millionenschweres Unternehmen leitest, gehen wir im weiteren Verlauf auf die kleineren Softwares für die EÜR ein.

Anschließend kommt es zur Frage, ob du ein Desktop oder ein Cloud basiertes Programm nutzen möchtest. Prinzipiell kommt es auf deine Vorliebe an. Damit du dich orientieren kannst, liste dir hier einmal die jeweiligen Vor- und Nachteile auf:

Desktop basierte Software

Vorteile:

  • Oftmals breiterer Funktionsumfang
  • 100%ige Datensicherheit
  • I. d. R. viele Zusatzfunktionen
  • Günstiger als der Steuerberater

Nachteile:

  • Normalerweise teurer in der Erstanschaffung
  • Kein mobiles Arbeiten mit mehreren Geräten an mehreren Orten möglich

Cloud basierte Software

Vorteile:

  • Meistens günstiger
  • Meistens sehr einfache intuitiv bedienbare Plattformen
  • Einpflegen der Daten wird dir abgenommen
  • Importfunktionen enthalten
  • Kein Speicherplatzverbrauch auf Computer
  • Kein Verlustrisiko
  • Günstiger als der Steuerberater
  • Keine Installation nötig

Nachteile:

  • Ungutes Gefühl, wenn Daten nicht auf einem eigenen Speicher sind
  • Monatlich laufende Kosten

Heutzutage greifen viele Einzelunternehmer und Online-Marketer auf Cloudbasierte Buchhaltungssoftware zurück. Die Vorteile, die sich aus der Einfachheit und der Flexibilität ergeben, sind einfach zu groß.

sevDesk als praktische und cloudbasierte Lösung für die Buchhaltung

Nun wollen wir etwas konkreter werden…

Wie schon erwähnt ist sevDesk mein Favorit unter den Buchhaltungsprogrammen. Zunächst einmal stimmt das Grundgerüst. Bereits ein Blick auf das Dashboard verrät, dass alle Funktionen und Anzeigen leicht zu erkennen und zu bedienen sind. Gerne stelle ich dir etwas genauer vor, welche Features und Eigenschaften das Online-Tool mitbringt:

Die Organisation:

In der oberen Spalte des Dashboards werden stets Umsatz und Kosten gegenübergestellt und meine eingegangenen und noch offenen Forderungen angezeigt. Ebenfalls hilfreich ist der Blick auf den Buchhaltungsscore. Je schlechter dieser ist, desto mehr Transaktionen stehen noch offen. Weiterhin erhältst du sofortigen Einblick in etwaige Produktverkäufe und in die jährliche Steuereinschätzung.

sevdesk dashboard

Über die linke Menüseite erhältst du Zugang zu weiteren Optionen für Aufträge, Rechnungen, Konten, sowie verschiedenste Auswertungen zur EÜR oder zur Umsatzsteuer. Du kannst sogar eine Kontaktplattform mit deinem/r Steuerberater/in erstellen, auf der du ihm/ihr alle wichtigen Informationen zukommen lässt. Tatsächlich kannst du ihm/ihr auch einen eigenen Zugang ermöglichen.

Eine Art Notizblock für ausstehende Aufgaben dient als praktische Erinnerungshilfe.

Automatische Belegerkennung:

Enorm viel Arbeit wird dir abgenommen, weil das Tool digitale Belege erkennt, abscannt und die wichtigsten Daten herauszieht. Diese werden dann vollautomatisch abgebucht und in alle Berechnungen eingegliedert. Das erspart dir am Ende jede Menge Zeit beim Import der Daten.

sevdesk automatische Belegerkennung

Die Smartphone App:

Auch unterwegs kannst du „Papierkram“ schnell erledigen. Mit der App hast du die Möglichkeit Rechnungen zu schreiben, Belege zu scannen oder Kunden zu verwalten.

Die Zeiterfassung:

Wenn du verschiedene Projekte steuerst, kannst du mit einer integrierten Funktion die jeweilige Zeit für das Projekt bzw. für deren Zustände erfassen.

Weitere Features, die das Leben einfacher machen:

Sehr praktisch im Arbeitsalltag ist auch, dass das gesamte System mit deinem Konto (Online Banking) verbunden werden und zudem Kontakt zu weiteren Smartphone Apps und Online Diensten wie etwa zu PayPal, Shopify, Clockodo, Flex Payment uvm. herstellen kann, die indirekt mit deinem Business zu tun haben. Zudem ist ein Kundenverwaltungssystem (CRM) integriert.

Das individuell gestaltbare Design ist zwar am Ende mehr eine Spielerei, als eine absolute Notwendigkeit. Trotzdem ist es ein schöner Zusatz. Schließlich will man ja gerne in seine Buchhaltung reinschauen…

Der Preis

Auf jeden Fall hilfreich ist, dass du das ganze System für 14 Tage kostenlos testen* kannst. In der Zeit kannst du alle Daten einpflegen und die Automatismen in Ruhe unter die Lupe nehmen. Wenn sich die Software am Ende als nicht zufriedenstellend entpuppt, hast du zwar Zeit in die Testphase gesteckt, glücklicherweise aber kein Geld verloren.

Solltest du dich entscheiden, sevDesk weiterhin zu benutzen, musst du einen monatlichen Betrag bezahlen, wobei die Abrechnung jährlich stattfindet. Es gibt drei Pakete:

1. Rechnung: 7,50€ pro Monat

Hier kannst du einfache Rechnungsarbeiten erledigen. Zum Funktionsumfang gehören auch Gutschriften, Zahlungserinnerungen, Kundenverwaltung, sowie der Steuerberater-Zugang und der DATEV-Export.

2. Buchhaltung: 15€ pro Monat

Hier profitierst du von weiterreichenden Tools wie etwa die intelligente Belegerkennung, die USt-Voranmeldung und die Erstellung von EÜRs, Gewinn- und Verlustrechnungen, sowie Online-Banking, Kassenbuch usw. Wahrscheinlich ist dieses Paket das interessanteste für dich.

3. Warenwirtschaft: 43€ pro Monat

Dieses Paket ist für Warenhandel gemacht, die sich mit Lieferanten, Beständen und der Lagerverwaltung herumschlagen müssen.

Erfahrungen mit sevDesk

Meine Erfahrungen mit sevDesk sind rundum gut. Es gibt letztendlich kaum nenneswerte Negativpunkte, weil sich bei diesem Programm Einfachheit und Genauigkeit kreuzt. Nicht nur ich, sondern auch viele Unternehmer befürworten dieses Programm, weil es schlichtweg selbsterklärend ist und völlig intuitiv benutzbar ist. Das Dashboard ist übersichtlich und gibt innerhalb von Sekunden Aufschluss über die wichtigsten finanziellen Eckdaten deines Unternehmens. Böse Überraschungen in Form von Steuernachzahlungen o. ä. sollten somit ebenfalls vermieden werden (du solltest dennoch mit einem Buchhalter und Steuerberater zusammenarbeiten).

Fazit: Ein Buchhaltungsprogramm wie sevDesk ist Pflicht

Sein wir mal ehrlich. Wem macht Buchhaltung wirklich Spaß? Okay, es gibt bestimmte einige… Doch wir Unternehmer gehören meistens nicht dazu. Daher bin ich immer froh, wenn ich Systeme finde, die mir grade solche Aufgaben erleichtern.

Klar die Verantwortung liegt weiterhin bei dir. Dennoch sparst du jede Menge Arbeit, Zeit und Nerven, die du eigentlich viel lieber in dein Unternehmen stecken würdest. Daher ist aus meiner Sicht eine Buchhaltungssoftware für den modernen (Internet)Unternehmer Pflicht geworden.

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